【大学でイベントやってみて】イベント始め最初にやること4つ！で紹介した、
イベント提案書の書き方について詳しく解説します！
そもそも、提案書とは？
提案書とは、対外的に自分たちの企画を提案するものです。
つまり、「こういったイベントやるんですけど、協賛どうですか？」と
お誘いするための資料ということになります。
イベント提案書に必要な内容
イベントの提案書に必要な内容はたくさんありますが、
自分たちの資料には以下の10個の要素を入れていました！
- TEDxとは
- 団体紹介
- 開催概要
- 企画意図
- イベントテーマ
- ターゲットについて
- カスタマーについて
- 協賛メリット
- 協賛プラン
- 協賛の注意点
こうやって書くとめちゃくちゃ多いですね。。ひとつひとつ解説します！
TEDxとは
これは、TEDxだけになってしまうかもしれませんが、
イベントのフレームワークなどがある際には、
そのフレーム自体の説明を含めなくてはいけないでしょう。
TEDに限らず、どういったイベントなのか？骨子を語るページになります。
団体紹介
自分たちがどういった団体であるのか？を紹介します。
団体メンバーの概要や、団体としてのミッション・ビジョンなどを書くといいでしょう。
団体の正規名称を書き込むのも忘れないようにしてくださいね！
開催について
ここは、具体的な開催概要を書きます。
開催日時・規模・場所・スピーカー・参加費・ターゲットなどを記載しましょう。
自分たちはこれに加えて、スピーカーの人数と、テーマ名だけ載せておきました。
企画意図
企画意図は提案書で最も大事なポイントです。
自分たちが課題だと感じていることに対して、自分たちがどのように考え
どうして、このイベントをその解決策として企画したかを一枚でわかりやすく伝える必要があります。
ここまでにイベントのコンセプトを確立して入れば書くことに苦はないでしょう。
TEDxのような、協賛に対して大きなリターンを作れないイベントでは、
理念に共感しいていただく必要があるので、なおさらこのページが重要になってきます。
力を入れて書きましょう！
テーマについて
テーマについて詳しく説明します。テーマロゴや、ロゴに込められた思いもここに記載するといいでしょう！
また、企画意図とリンクしてなぜこのテーマでイベントを企画しているかを一文で示せるとベストです。
ターゲットのクラスタリング
自分たちの資料では、今回、主なターゲットをSFC生としてSFCにいる人達を2つの集団に分けました。
この次のカスタマージャーニーでそれぞれの集団にどういったイベント経験をしてほしいか詳しく書けるように、
それぞれの集団の詳しい説明を掲載したのです。ここには、マーケティングでのクラスタリングの知識などを活用すると良いでしょう。
自分はそこまでキッチリには書きませんでしたが、、、💦
カスタマージャーニー
このイベントを通して、どのような経験を得て欲しいか？
ということを、イベント前、イベント中、イベント後という風に時間経過とともに変化していく様を記載します。
この時に、クラスタリングで考えた集団別に感情の変化などを記載しました。
ここの設計も、イベントの中核を担うものなので手を抜けません。
協賛メリット
協賛をしていただくことによるメリットを記載します。どんな小さなことでもいいので記載するといいでしょう。
ないよりはましです。しかし、協賛理由のメインは理念への共感なので必ず理念の説明を多くしましょう。
協賛プラン
協賛プランをいくつかにまとめておくと、企業側としても協賛の方法がわかりやすく提案にのりやすくなるでしょう。
今回、自分たちは5つの協賛プランを用意しておきました。やってみて、わかったのですが最初に協賛プランごとに枠数を決めておくと、あとで管理しやすいかもしれません。
協賛の注意点
協賛をしていただく時には、自分たちのイベントの独立性を保てるような契約内容にする必要があります。
この注意点では、そのような独立性を担保することをイメージづけられるような内容を書きましょう！
全般の書き方として
話す内容を考えながら資料を書き続けることで、何を書いてあったほうがわかりやすいか？
ということが理解できて、書くことも簡単になると思います。
できる限り、企業にプレゼンしている状況を想定しながら書きましょう！
持って行く時
協賛企業に資料を持って行く際には封筒に入れて、封筒から出してお渡ししましょう。
また、ホチキス留めも忘れずにしておきましょう。
自分たちは、毎回自分の資料を白黒で用意し
企業様用の資料をカラーで印刷してお渡ししていました。
こうすることで、限りある予算を節約することができますw
さらに、一緒に行く人と軽い練習をしておくと当日、テンパらずに落ち着いて説明できます。
企業の人の前で落ち着いた振る舞いを見せることはイベントに対する信用にも関わるので練習しておくことをオススメします！
大学生の私たちとしては、企業の方と話す貴重な機会であるとともに、とても緊張する場であると思います。
もちろん、失礼のないように振舞う必要があります。
しかし、相手企業へのリスペクトを失わなければ、失礼がないように振る舞えるはずです！
頑張ってください！
