【大学でイベントやってみて】イベント始め最初にやること4つ！ │ Myjourney

1. はじめに
2. TEDxとは？
3. 最初にやること

はじめに

実は最近、大学でTEDxというイベントを開催しました！その時得たイベント運営のノウハウを、ここにメモしておきたいと思います。

TEDxとは？

TEDxとは、NHKのスーパープレゼンテーションなどで非常に有名になった
プレゼンテーションイベントTEDを運営している団体から
認可を得て世界各地で独自に運営されているイベントです。

TEDのブランド力がすごいため、TEDxもブランディングに気を配っており、様々なレギュレーションや、
サポート体制がある事によってイベント運営にとても有益です。

実際にTEDxイベントを開催して感じたことをイベント全体にも使えると思うのでざっと書いてみようと思います。
TEDxだけの部分もあるかもしれませんがご容赦ください。

最初にやること

最初に絶対やるべきことは以下の4つです！以下で、詳しく説明します！

コンセプト決定
当面の組織運営
全体のタイムライン策定
キーパーソンを握る

コンセプト作り

これが一番大事！コンセプトを作る際には考えることがたくさんです。
まず、最初にイベントをやることになった経緯を整理しましょう。
そこからイベントの目的が見えてきます。イベントの目的がわかったらそれを具体化します。

イベントが終わった後に参加者にどういった状況・状態になっていてほしいかを想像してください。
ここまで来たら、ターゲットを明確にします。今までも、ざっくりとしたターゲットは決まっていたと思いますが
ペルソナを作ってみてカスタマージャーニーを考えてみます。

ペルソナは、具体的に一人の架空の人物を理想のターゲット像として規定されたものです。
で、カスタマージャーニーはそのイベントの前からイベント後までのカスタマー（参加者）の心の動きを表したものです。
また今後これらについても詳しく記事を書いてみようと思っています。

ここまで終わったら、それを言語化してコンセプトアートやキャッチフレーズなどに落とし込んでいくことでブランディングが始まります。
ブランディングについては次の記事で書こうと思います！

当面の組織運営

さて、コンセプトをみんなで決めたら今度は仕事を分担して動いていきましょう。僕たちはここでつまづいてしまい、非常に痛い目にあいました。。。慎重にチームを組んでいくことが大事です。
自分が実際に運営して必要だなと思った担当とチームを述べていきます！

協賛獲得（渉外）

クリエイティブ

広報

（講演タイプなら）講演者選定委員会

さて、一つづつ説明していきます。
ただ、万事が全部この様にやるべきというわけではなく、僕の経験上なので悪しからず。
~~なんなら、これ少人数ではもはや関係なくなってしまう。~~

協賛獲得（渉外）

どんなイベントでも、少なからずお金は必要になると思います。
そこでイベントに協賛をつけてしまうことがとても有益です。
協賛を満足に獲得できればお金の心配をせずにイベントの中身自体に集中できるので非常に重要なポジションでしょう。
今回、TEDxKeioUSFCでは全部で50万円程度を6社ほどから出資していただきました。
おかげさまで、会場代やその装飾費用も全て滞りなく支払うことができました。
このチームは規模にもよりますが4人程度いると非常に楽でしょう。

ほとんど、営業の様なことなので社交的かつ目上の人に気を配れる人が
このポジションにつくと成果を出してくれると思います。
~~今後、この営業の際に用いる資料の書き方なども掲載予定ですのでお楽しみに！~~
書きました！リンクはこちらから！
60万円の協賛を得たイベント提案書の作り方徹底解説！提案書必須の要素から、実際に持っていくまで

協賛獲得交渉=営業！　周りのことに気を配れる人が獲得しに行こう！

クリエイティブ

最も人数が必要であろうクリエイティブ班です。
僕たちのTEDxKeioUSFCではここが少なかったために非常に痛い目にあいました。
また、少なくとも一人は玄人なデザイナーがいたほうが早く仕事が回ります。巻き込みましょう。

このチームの役目は広報チームが決定した戦略を実際に現実へ落とし込むということです。
広報チームと話し合って決めたブランドを維持しながら広報用ポスターやティザームービー・ウェブサイトなどを製作することで参加者に参加する前からイベントへの期待値を上げておくのです。

これらのクリエイティブ作品にはAdobeCCソフトウェアが必要なことが多いです。
AdobeCCは協賛次第では購入しクリエイティブチームに渡して講習会などをやることで人数を増やしたりすることをお勧めします。SFCの七夕祭実行委員会ではAdobeCCの配布はしてないものの、
講習会などを開いてAdobeCCを使える人材を増やしているようです。

あと、Webサイト作ったりもこのチームですね。コードが書ける人がいるなら自前でサイトを作るといいでしょう！サイトを作る際にオススメなのは自分たちのサイトをブログのように扱うことです！自分たちがどういった準備をしているのか発信することも場合によっては重要かもしれません！WordPressを入れて運用するのをオススメします。

WPを入れるならスターサーバーとスタードメインがオススメです！ドメイン名は団体名よりイベント名でとった方が認知度は高くなりますよ！また、テーマはお金に余裕があるのであればWordPressテーマ「ストーク」というテーマを使うとおしゃれなWebサイトを作れるのでオススメです！

また、Webエンジニアがいない！という際には、ペライチというWebサイトをドラッグ&ドロップで作れるサービスを利用するのもいいでしょう！

人数を揃えよう！　デザインがわかる人を一人はいれよう！

広報

このチーム分けでの最も忙しいであろうチームは広報です。
広報はイベントのコンセプトをブランディングに落とし込む必要があります。

クリエイティブチームが作るものを発注するチームだと思ってください。
広報が戦略を決めて潜在的参加者にどの様に自分たちのイベントを印象付けるかということを決定するのです。

さらに、それだけではなくSNSやCMS（あれば）の運用も行います。
今回TEDxKeioUSFCではなんと参加者の6割はFacebookでイベントを知ってくれていたそうです。
つまり、、SNSは自分たちのウェブサイトやその他全ての体験の入口になれます。

特に、SNSの強いところはこちらから「いいね」を要求したり、フォローすることでイベントを押し売りできることです。
普通は受け身でしかできない広報を個人に対してアクティブにできることはSNSの大きな強みだと思っています。このブログも投稿すると必ずTwitterとFacebookに投稿される様になっています。

ターゲットを見据えてブランドをしっかり決めよう。　SNSをうまく活用しよう!

講演者選定委員会

このチームは、コンテンツの最大の要素を決めると言っても過言ではありません。
主役の講演者を選びだすのですから。

コンセプトをよく考えそのコンセプトを実現するために必要なイベントの要素を洗い出しましょう。
その中から最も重要な要素を三つほど書き出します。
その要素を兼ね揃えた・参加者に伝えられるような人を講演者として呼ぶことが重要です。

そのためには、講演者候補を徹底的に調べ上げる必要があります。
どのような考えを持っていてどのようなプロダクト・プロジェクトに関わっているのか？
そして、もし話してもらうことが決まった際にはどのような話をしてもらうか？のざっくりな青写真まで決める必要があります。

慎重に責任感を持って講演者を決めましょう。ここで、参加者の満足度の40％は決まると思います。

ターゲットを見据えて徹底的に講演者候補を洗おう。

全体のタイムライン策定

さて、話は一旦組織から戻ってタイムラインの策定です。
ここは必ずと言って良いほどずれます。しかし、ずれて良い分けではありません。なので、余裕を持ったタイムラインの策定をしましょう。最初はざっくりで良いのでまず、いつまでにコンセプト決定。協賛金集め完了。会場押さえる。講演者手配する。など大きくわかりやすいタスクの〆切を設定します。その上で2週間ほどバッファを持って開催日を設定すると良いでしょう。また、開催日がすでに決まってしまっている際は必ずイベント当日の2週間前に全てが終わっている計算で動きましょう。必ず想定外の事態が起こります。想定外の事態に最悪なんとか対応できるのが2週間前が限界なのです。僕たちは1年スパンで考え、９月までにライセンス取得翌年1月までに講演者決定2月までに資金集めが完了しそこからはずっとイベント作りに集中できる予定だったのですが、ライセンスが1月おくれ、講演者の決定は5月になってしまいました。この様に予定とは崩れるものです。ですが予定がないと人間動かないというのも事実。〆切を常に切って時間を意識した組織行動を取れる様にしましょう。

バッファを2週間は取ること！　予定は崩れても仕方ない、予定を立てて予定通りに動こうとすることが大事！